第一章  总   则

第一条  为了学生档案管理工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策、规定，结合学院实际情况，特制定本办法。

第二条  学生档案管理工作要贯彻“为学生服务”和“为人事工作服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严守秘密的保管办法。

第三条  本办法管理的范围是我院全日制普通高等教育的本科学生。

第二章  归档范围

第四条  由综合档案室负责保管学生档案，组织并指导各系部开展各项日常管理、毕业生档案归档投递等工作。各系部根据自己的职责范围负责材料的收集、整理、归档、转递工作。

第五条  学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：

1.学生入学材料：入校前高中或工作时的档案材料、高考报名登记表及体检表（包括电子档案打印件）；

2.学习成绩材料：包括主修、选修、辅修、双专业的各门课程的学习成绩单；

3.毕业生材料：包括《高等学校毕业生登记表》、《普通高等学校毕业生就业报到通知书》（存根），体检表、学籍卡；

4.奖励证明材料：表现和成绩突出获得院、校级及其以上的奖励审批材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、各项奖学金等）；

5.违纪处分材料：违反校规校纪，触犯国家法律等行为被处理的各类处分材料；

6.组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的相应申请及组织审批材料；

7.学籍变动材料：转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关证明材料；

8.其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

第三章  归档要求

第六条  必须及时完成归档工作：

1.各系部务必于新生入学后一个月内将新生档案、党（团）籍材料等收齐，整理后移交学生档案管理部门，新生的党(团)材料入学时未带的，由学生本人向原学校索取。一学期内归档。

2.新生入学后，档案未能及时到达的，由学生本人负责到原教育管理部门或学校索要，必须在三个月内移交学生档案管理部门，否则后果自负。

3.学生的奖（惩）材料每学期末前归档。

4.组织发展材料在其被批准转正后的1个月内归档；团员的入团材料在其被批准后的1个月内归档。

5.学生登记表、高校毕业生登记表、成绩档案等毕业生材料均由各系部在学生离校前统一归档,须在每年6月30日前完成归档工作；

6.毕业生归档材料在毕业前6月21日至31日由各系部负责整理装档。

7.其他事发材料需在事发后1个月内完成归档工作。

所有归档材料必须是有关手续完毕的最终材料。

第七条  归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。

第八条  上交归档材料前，有关单位应标明学生的专业、班级，并按学号顺序排列；材料装入档案袋之前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装。归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办单位及时间。

第九条  各类材料只能用碳素墨水或蓝墨水书写，文字要清晰。

第十条  新生档案由招生部门在招生工作结束以后统一、集中按规定的程序、手续和要求移交综合档案室。如档案不齐，招生部门应负责追讨。

第十一条  如归档材料不符合归档要求，各系部有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。

第十二条  学生的应归档材料一旦形成，各教学单位和有关部门就应及时或按规定的时间和要求送交各系部；如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响，有关人员应承担责任。

第十三条  未经批准，任何单位和个人不得私自扣留、截留应归档案材料。

第四章 档案的查阅

第十四条  因工作需要，以下人员可查、借阅学生档案：

1.与学生管理有关的校领导、职能部门、教学单位负责人或具体经办人；

2.有证明或介绍信的校外单位人事等部门来人；

3.学生本人、其他人未经批准，不得借阅任何学生档案。

第十五条 档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

第十六条  外单位人员（用人单位或特殊事情）需要查阅学生档案，必须持单位介绍信和查阅人的工作证。查档人只能根据查卷用途查阅有关部分，任何个人不得查阅和借用个人及其直系亲属的档案。

第十七条  查阅档案时，查阅人必须严格遵守以下阅档规定：

1.严禁涂改圈划、批注、抽取、撤换档案材料；

2.注意保护档案，阅档时严禁吸烟，不得弄脏弄湿；

3.未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容，因工作需要利用档案材料取证，必须由主管学生档案工作的领导批准，方可复制拍摄。

4.必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记材料的要经主办负责人同意，并应妥善保管，不得随便乱放。

第十八条  学生档案一般只能在学生档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时，应说明理由，经主管领导批准后，可办理借出手续。办理借出手续时应注明日期并保证按期归还。

第五章 档案转递及查询

第十九条  档案的去向由毕业生管理部门提供（学生改派需及时通知综合档案室）、转递由综合档案室统一组织办理。转递工作一般必须通过机要局进行，不得通过邮局邮寄，不得由学生本人自带。必要时，综合档案室可派专人送取。

第二十条  档案一律转寄往相应的接收部门。具体规定如下：

1.毕业生：（1）已落实就业单位的学生，其档案寄往就业单位或其主管部门；不按规定报到，被用人单位退回学校的毕业生档案一律转寄生源地人事部门。（2）未落实就业单位的，经本人申请学校可为其保管至同年9月，在保管期内如落实就业单位，档案随转；保管期满，档案寄往生源地人事管理部门。（3）考取研究生的毕业生的档案寄往录取院校。（4）毕业后参与国家“两项计划”、出国留学的学生，经本人申请学校可为其保管档案2年，在保管期内如落实就业单位，档案随转。

2.转学离校学生的档案寄往学生转入院校。

3.因退学、开除学籍、出国离校或死亡的学生档案寄往生源地教育管理部门。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生，在学制期内档案可保存在学校，保管期满按规定寄发。

4.未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回生源地招生管理部门。

第二十一条  毕业生档案在寄出前，各系部有关人员必须认真检查归档材料是否完整、齐全（注：英语四六级成绩、毕业论文题目及成绩、毕业证号、学位证号、肄业证号、教务部公章、学位照片及二学位学籍卡新老专业和学号都要齐全），避免漏装；装档要认真核对材料与本人姓名是否相符，避免错装；综合档案室要逐一审查毕业生管理部门提供的档案寄往的地址是否准确，寄往单位是否具有接收档案的资格，以免错寄或遗失。各系可将毕业生档案寄往的地址和单位告知毕业生本人，以便于学生查询档案去向。

第二十二条  综合档案室在档案转递时，必须有专人负责办理档案转递登记手续。对转入的档案，经核对无误后由经办人将回执签名盖章后及时寄往发档单位：转出档案时，要组织填写《档案转递通知单》和《机要交接单》。

第二十三条  档案交由机要人员转递后，综合档案室负责档案的查询工作。离校学生尤其是毕业生要主动向档案接收单位查询档案，如发现档案未到，应及时告知综合档案室，以免档案遗失。

第二十四条  转入我院学生的档案，经办人员要及时送交综合档案室。

第二十五条  学生学籍在校内变动后档案的转递：

1.学生所在的原来院系应及时将学生学籍在校内变动情况告知综合档案室，以便将其档案转入学生所转入的院系。

2.转出转入的学生档案材料必须完整齐全，严禁扣留材料或分批转出转入。

第六章  工作纪律

第二十六条  学生档案是党的机密。保管学生档案的库房为机要重地，无关人员一律不准进入库房。

第二十七条  严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违犯《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》的，应视情节轻重，予以严肃处理。

第二十八条  档案管理人员应严格遵守档案保密制度：

1.档案工作人员，严禁向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁携带学生档案或学生档案参观游览、探亲访友或出入公共场所，严禁将学生档案带回家。

2.严禁应用电话等通讯器材提供有关学生的全面情况和涉及学生的政治历史或其他重要问题的内容，严禁向亲属、子女、朋友谈论学生档案内容。

3.档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作。

第七章  附则

第二十九条  请各系部遵照执行。

第三十条    本办法解释权在东方学院办公室。

第三十一条  本办法自发布之日起执行。